Кейсы

Клиенты часто опасаются передавать ввод первичных документов. Самая частая причина для опасений — «Номенклатура в нашем учете отличается от того, как ее присылает в документах поставщик, как вы ее сопоставите?» Чтобы развеять эти сомнения, рассказываем о работе с нашим клиентом, который занимается серийным производством кондитерских изделий. Особенности учета клиента Организация занимается производством кондитерских изделий по спецификациям. Для учета очень важно: чтобы в поступлении были указаны именно те материалы, которые используются и в спецификациях чтобы в поступлении указанные поставщиком единицы измерения (пачки, литры, штуки) были пересчитаны в граммы, так как в спецификациях материалы используются именно в граммах Что мы сделали Согласовали перечень «критичных позиций» и правила наименований и пересчетов по ним Чтобы правильно выбирать номенклатуру при оформлении приходных накладных, провели с клиентом предварительную работу. Мы согласовали перечень используемых позиций в спецификациях и зафиксировали этот перечень в удобном для клиента инструменте — Google таблицах с совместным доступом для всех участников. Так выглядит список согласованной с клиентом номенклатуры Классифицировали все группы поступающих ТМЦ и согласовали правила ввода наименования и пересчета единиц измерения по каждой группе. Разработали удобную схему согласования для новых позиций Бывает, что в номенклатуре поставщиков появляются новые позиции номенклатуры, которые ранее мы с клиентом не согласовывали. Тогда наш оператор вносит их в выше описанную Google-таблицу и выделяет красным цветом. Это значит, что номенклатуру нужно согласовать дополнительно. Когда оператор выделяет новые позиции в таблице, клиент получает на почту оповещение. Он может просмотреть новые позиции и отметить цветом, если они сопоставлены верно. Таблица с номенклатурой, которую нужно сопоставить и согласовать Когда клиент согласовал позиции, их вводят в базу. На выходе клиент получает: полностью согласованный перечень номенклатуры отсутствие дублей номенклатуры корректный пересчет входящих единиц измерения (штук, пачек, упаковок) в граммы Такая система работы помогает вести аккуратный учет, правильно рассчитывать себестоимость кондитерских изделий и прибыльность по каждой позиции готовой продукции. Если хочется тратить меньше времени на рутину, и при этом не хотите терять качество учета, можете передать ввод первичной документации нам :) вы присылаете первичную документацию в любом удобном виде: сканы, фотографии, бумажные носители, таблицы Exel или документы по ЭДО работаем с любыми типами документов: Торг-12, счета-фактуры, УПД, акты, накладные, чеки подстраиваемся под вашу систему ведения учета Оставляйте заявку — свяжемся и подробно обо всём расскажем Связаться со специалистом

Кейс: сопоставляем номенклатуру при вводе первичных документов

13 апреля 2022

Бывает, что клиент обратился к нам, когда документы и данные в беспорядке. Тогда мы сначала определяем, какие ошибки были в учете и выстраиваем процессы. Рассказываем, как восстановили и отладили кадровый учет для клиента с 15 сотрудниками. Клиент обратился к нам, когда в соцстрахе не нашли документы по сотрудницам в декрете У клиента своя кондитерская. Раньше клиент работал с приходящим бухгалтером. Отчетность сдавали через электронный сервис, а зарплату считали в таблицах. Вроде бы всё было в порядке. Несколько лет отчетность велась и сдавалась в срок. В этом году случилось несколько внештатных ситуаций, после которых выяснилось, что многих документов не хватает. Один сотрудник после увольнения написал жалобу в трудовую инспекцию, и в кондитерскую пришли с проверкой. Надо было предоставить трудовые договоры, личные карточки сотрудников, платежные ведомости, штатное расписание, положения об оплате труда и много других кадровых документов, но смогли найти только часть запрошенных документов. В тот раз всё обошлось, потому что смогли в кратчайшие сроки подготовить нужные документы. Если бы документов не оказалось при проверке, штрафы заплатил бы предприниматель. В этот момент стало понятно, что по факту бухгалтер не несет ответственность за подобные ошибки. Еще одна ситуация была с наймом сотрудника, который раньше работал в госорганах. Бухгалтер не знал или не проконтролировал то, что в течение двух лет после увольнения из госорганов, новый работодатель должен уведомлять предыдущее место работы о трудоустройстве этого сотрудника. Было потрачено много времени, сил и нервов, чтобы урегулировать вопрос. Последней каплей для смены бухгалтера стали обращения из соцстраха — не хватало расчета среднедневного заработка для исчисления пособий, справки от другого родителя по сотрудницам в декрете. После этого клиент обратился к нам. Восстановили базу начислений и настроили автоматизированный расчет зарплаты Сначала мы должны были найти, каких документов не хватает и всё досдать, чтобы не было штрафов. Но глобально нашей задачей было снять заботы с клиента — что, кому и когда платить. Во время восстановления и отладки учета мы: сверили корректность данных сотрудников; внесли в 1С начисления за два года. Без этих данных невозможно рассчитать отпуска, больничные и правильно формировать отчетность; создали на основе начислений недостающие ведомости и расчетные листы; произвели расчеты пособий по декретным сотрудникам; настроили расчет зарплаты в 1С:Бухгалтерии. Программа отражает все изменения в законодательстве. А если вести расчеты в таблицах, можно ошибиться и что-то посчитать по устаревшим правилам. Сейчас мы полностью взяли на себя ведение кадрового учета: оформляем приём и увольнение сотрудников, готовим трудовые договоры и все необходимые приказы, оформляем отпуска. Рассчитываем зарплату: готовим платежные поручения и расчетные листки, рассчитываем налоги, отпускные и больничные. Хотите проверить есть ли у вас ошибки в бухучете? Оставьте заявку на бесплатный экспресс-аудит, который покажет есть ли проблемы и какие именно. Оставить заявку

Восстановили базу начислений и наладили кадровый учет для кондитерской

2 сентября 2021

Мы расскажем об одном предпринимателе, который тоже столкнулся с таким вопросом и пошел по-другому пути — с самого начала обратился за ведением бухгалтерского учета к фирме-аутсорсеру (ведь существует и такой технологичный вариант), а точнее к нам — Простым решениям. Бизнес у нашего предпринимателя заключается в розничной продаже текстильных чехлов для мягкой мебели, небольшой магазин в торговом центре. 1 Самый первый вопрос бизнеса — какую систему налогообложения выбрать? После уточнения площади помещения и количества продавцов, наши специалисты предложили патент: нет отчетности, стоимость патента неизменна, освобождение от уплаты НДС, НДФЛ и налога на имущество. 2 Следующий этап — регистрация ИП: мы сами подготовили документы, а наш предприниматель не потратил ни минуты своего времени. 3 Предпринимателю бесплатно дали доступ к облачной 1С: Бухгалтерии. В эту же программу, когда нужно, подключается наш бухгалтер, формирует отчеты и отправляет данные в налоговую. 4 Дополнительно в магазине была установлена программа 1С:Розница. Мы загрузили всю номенклатуру товара в программу и сделали необходимые настройки. 5 Наши бухгалтеры готовят платежные ведомости для зарплат продавцов каждый месяц. 6 Когда одна из продавцов уходила в декретный отпуск, наши бухгалтеры подготовили необходимые документы. Предприниматель без проблем и в срок получил возмещение от ФСС. 7 Мы самостоятельно проводим мониторинг и сообщаем об изменениях в законодательстве, которые касаются бизнеса нашего предпринимателя. Ему не нужно следить еще и за бухгалтерскими новостями, можно думать только о клиентах и развитии бизнеса. Итак, наш предприниматель уже 3 года пользуется услугами нашей компании. Как выглядит сейчас это взаимодействие? Он работает с бухгалтерскими документами 24/7 и везде, где есть интернет. В чате клиент всегда может задать вопрос, получить консультацию, дать поручение. Это даже удобнее, чем бухгалтер в штате. Ведь наш бухгалтер-аутсорсер не уйдёт в отпуск или на больничный. Стоимость услуг бухгалтерского обслуживания Простых решений в разы ниже, чем зарплата бухгалтера в штате. Ведь один наш главный бухгалтер ведет сразу около 50 клиентов. К тому же работа в Простых решениях сильно автоматизирована, что снижает издержки, а значит и цену для нашего предпринимателя. Нет необходимости тратить еще и средства на повышение квалификации бухгалтера. Наши сотрудники постоянно обучаются нормам действующего законодательства. В случае неправильного расчета налогов или нарушения сроков сдачи отчетности наша компания возмещает убытки в полном объеме. Но у нас, конечно, все правильно и в срок. Ещё мы формируем и храним архив документов и отчетов. Наш предприниматель только готовит и передает сканы и оригиналы первичных документов (счета, акты, накладные). Сколько это стоит нашему предпринимателю? Он платит 2500 рублей в месяц. Сами в шоке, что такое возможно. За эти деньги он получил главного бухгалтера высочайшей квалификации, облачную программу 1С для ведения дел и отлаженный процесс ведения бухучета. Бухгалтерское обслуживание компанией «Простые решения» — это технологичный, автоматизированный бухгалтерский аутсорсинг с использованием облачной 1С и методологией 1С:БухОбслуживание. Хотите узнать сколько бы вам стоило бухгалтерское обслуживание? Давайте обсудим

Кейс предпринимателя малой розницы: Как начать собственный бизнес и не думать о бухгалтерии

2 сентября 2021

В данном кейсе речь идет о группе юридических лиц, деятельность которых связана с торговлей через интернет-магазин товарами массового потребления, с возможностью доставки. Клиент обратился к нам сразу по 2 своим фирмам, которые работают с разными системами налогообложения: ОСН и УСН доходы-расходы. Особенность была в том, что база, в которой велся бухгалтерский учет, была утрачена. Клиент предоставил нам только базу с управленческим учетом, который велся в программе 1С:Управление торговлей. В данном случае восстанавливать пришлось из данных 1С: Управление торговлей, которые внесли уже в 1С: Бухгалтерию. Между этими базами настроили обмен. Что было сделано для восстановления бухгалтерского учета: «Подняли» первичную документацию за прошедший год, внесли данные «Закрыли» подотчетные средства Восстановили лизинговые операции и учет по лизингу Восстановили операции по аренде транспортных средств, путевые листы, списание ГСМ Пересдали всю регламентированную отчетность, пересчитали налоги, ответили на требования налоговой. Восстановление бухгалтерского учета процесс сложный, зачастую длительный и проходит несколько этапов. Собственнику бизнеса нужно быть готовым к этому и к изменениям в учете. Главное нужно понимать — причины могут быть самые разные, важно вовремя выявить проблемы, их исправить, чтобы не усугубить ситуацию Хотите проверить есть ли у вас ошибки в бухучете? Оставьте заявку на бесплатный экспресс-аудит, который покажет есть ли проблемы, какие именно, что нужно сделать. Оставить заявку Если интересует вопрос восстановления бухгалтерского учета, то можете почитать подробную информацию здесь.

Кейс восстановления бухгалтерского учета у компании, занимающейся продажей товаров через интернет-магазин

2 сентября 2021

К нам обратился руководитель туристического агентства, у которого появились сомнения в правильности действий штатного бухгалтера. Выявили ошибки в учёте с помощью экспресс-аудита Для начала мы провели экспресс-аудит, который показал: бухгалтер неправильно вела бухгалтерские счета учета не все данные вносились в базу осуществлялась выдача в подотчет денежных средств, без подтверждения авансовыми отчетами некорректно отражались движения по валютному счету неверный остаток денежных средств в кассе Мы показали отчёт клиенту и, конечно, в данном случае необходимо было восстанавливать бухгалтерский учёт. Руководитель согласился восстанавливать учет. Мы определили этапы, сроки работы и принялись восстанавливать годовой период. На восстановление бухгалтерского учета нашим бухгалтерам потребовалось около 3х месяцев. Когда бухгалтерский учёт был восстановлен, мы подготовили предложения с выстраиванием бизнес-процессов и рекомендации по ведению учёта, чтобы впредь не допустить подобных ошибок. Для нас и клиента данный случай был тяжелым и больше даже с психологической стороны. Конечно, ошибки в учете были серьезные, исправление заняло длительный период. Но кроме этого в процессе работы выяснилось, что бухгалтер была ранее судима и у нашего клиента воровала денежные средства. К сожалению, такое бывает. В нашей практике таких печальных случаев было 3. Ситуации, когда требуется помощь с исправлением ошибок или восстановлением бухгалтерского учета разные. Но совершенно точно, что в бухгалтерском учете должен быть порядок, ведь никому не хочется потом иметь дело с ФНС. Поэтому, если у вас есть сомнения или просто хотите понимать все ли у вас с учетом Ок, то мы рекомендуем обратиться за экспресс-аудитом. Наши бухгалтеры проводят его бесплатно. Подробнее об этом вы можете почитать здесь или сразу оставить заявку. Оставить заявку

Кейс восстановления бухгалтерского учета у туристического агентства

2 сентября 2021

Задать вопрос