Кейс: сопоставляем номенклатуру при вводе первичных документов

Клиенты часто опасаются передавать ввод первичных документов. Самая частая причина для опасений — «Номенклатура в нашем учете отличается от того, как ее присылает в документах поставщик, как вы ее сопоставите?»

Чтобы развеять эти сомнения, рассказываем о работе с нашим клиентом, который занимается серийным производством кондитерских изделий.

Особенности учета клиента

Организация занимается производством кондитерских изделий по спецификациям.

Для учета очень важно:
• чтобы в поступлении были указаны именно те материалы, которые используются и в спецификациях
• чтобы в поступлении указанные поставщиком единицы измерения (пачки, литры, штуки) были пересчитаны в граммы, так как в спецификациях материалы используются именно в граммах

Что мы сделали

Согласовали перечень «критичных позиций» и правила наименований и пересчетов по ним

Чтобы правильно выбирать номенклатуру при оформлении приходных накладных, провели с клиентом предварительную работу. Мы согласовали перечень используемых позиций в спецификациях и зафиксировали этот перечень в удобном для клиента инструменте — Google таблицах с совместным доступом для всех участников. 

Классифицировали все группы поступающих ТМЦ и согласовали правила ввода наименования и пересчета единиц измерения по каждой группе.

Разработали удобную схему согласования для новых позиций

Бывает, что в номенклатуре поставщиков появляются новые позиции номенклатуры, которые ранее мы с клиентом не согласовывали. Тогда наш оператор вносит их в выше описанную Google-таблицу и выделяет красным цветом. Это значит, что номенклатуру нужно согласовать дополнительно. 

Когда оператор выделяет новые позиции в таблице, клиент получает на почту оповещение. Он может просмотреть новые позиции и отметить цветом, если они сопоставлены верно. 

Когда клиент согласовал позиции, их вводят в базу. На выходе клиент получает:

• полностью согласованный перечень номенклатуры
• отсутствие дублей номенклатуры
• корректный пересчет входящих единиц измерения (штук, пачек, упаковок) в граммы

Такая система работы помогает вести аккуратный учет, правильно рассчитывать себестоимость кондитерских изделий и прибыльность по каждой позиции готовой продукции.