Корпоративные карты: как пользоваться и отчитываться
Корпоративная карта нужна, чтобы оплачивать покупки организации. Карту выпускает банк по заявлению руководителя. Её можно привязать к расчётному счёту компании или можно открыть отдельный расчётный счёт для карты — он тоже должен принадлежать компании.
Корп. карты бывают именные и неименные. Именная оформлена на одного сотрудника, он и отчитывается за траты, даже если расплатился картой кто-то другой. Неименная оформлена на компанию, поэтому важно, чтобы все сотрудники, которые могут ею расплачиваться, собирали отчётные документы.
Как правильно пользоваться корпоративной картой
Расплачиваться картой можно в офлайн и онлайн магазинах, за границей. Оплачивайте с корп. карты те покупки, которые соответствуют вашему виду деятельности и в дальнейшем будут приносить прибыль. Это могут быть
- покупки материалов у поставщиков
- оплата услуг, связанных с основной деятельностью компании
- командировочные расходы
- покупка мебели, канцтоваров, обучающих материалов
- транспортные расходы
Корпоративной картой нельзя оплачивать личные покупки, выдавать сотрудникам зарплату или выплачивать им пособия и компенсации.
Можно ли снимать наличные?
Если снимать наличные с корпоративной карты, в банке эта операция отобразится как выдача денежных средств под отчёт. Поэтому на все выданные деньги нужно предоставить отчётные документы. Если часть снятых денег не потратили — их нужно вернуть через бухгалтерию через приходный ордер.
Как отчитываться по корпоративной карте
Все операции по корпоративной карте отображаются в банковской выписке, которую загружает бухгалтер.
Раз в несколько дней сотрудники, которые расплачиваются корпоративной картой, должны заполнять авансовые отчёты и предоставлять документы в бухгалтерию. Сроки отчётности обычно определяет руководитель организации.
Какие документы нужны для отчётности?
При покупке товаров онлайн или офлайн нужны товарный и кассовый чеки. Однако товарный чек не потребуется, если в кассовом чеке будет полный список покупок и на нём будет стоять печать.
Если оплачиваете услуги, понадобится акт об оказании услуг.
Во всех документах должны быть указаны
- наименование документа, его порядковый номер и дата выдачи
- название организации или ФИО предпринимателя, ИНН
- список товаров или услуг
- сумма оплаты
- ФИО и подпись продавца, печать организации
Помимо подтверждающих документов понадобится авансовый отчёт. Это документ, который заполняет сотрудник, оплативший покупку картой.
Главное, что нужно запомнить
Всегда собирайте первичные документы: товарные и кассовые чеки, акты об оказании услуг и вовремя отчитывайтесь по расходам. Если хочется купить что-то необычное по корп. карте — лучше проконсультируйтесь со своим бухгалтером.
Доверить подготовку документов и сдачу отчётности можно намВедём бухгалтерию: рассчитываем зарплату, составляем и сдаём отчётность, ведём бухгалтерский и налоговый учёт.
Решаем отдельные задачи: регистрируем ООО и ИП, восстанавливаем учёт и подключаем к 1С:ЭДО.
Связаться со специалистом