Как учитывать краткосрочную или недорогую аренду, а также у физлиц

Чаще всего аренда коммерческих помещений оформляется надолго — предприниматели заключают договоры на годы. Но бывают ситуации, когда долгосрочная аренда просто не нужна. Например:

• нужно проверить, подойдет ли новая точка под пункт выдачи заказов (ПВЗ);
• требуется временно арендовать витрину или павильон для выставки;
• помещение берется под рекламную кампанию или сезонный склад;
• снимается зал для проведения мастер-классов.
  
  

Иногда подходящий объект (тот же ПВЗ) находится не у компании, а у частного собственника. В таких случаях аренда нужна на короткий срок или с небольшими суммами. Возникает вопрос: как вести бухгалтерский учет по таким договорам?

Некоторые изменения в правилах учета

До 2022 года всё было просто: арендатор относил расходы на аренду, арендодатель показывал их как доход. Но с введением ФСБУ 25/2018 положение дел изменилось. Новый стандарт требует, чтобы в отчетности отражались не только расходы, но и права пользования имуществом, а также обязательства по аренде. Арендатор обязан при подписании договора признать актив и обязательство. Арендодатели теперь должны делить аренду на финансовую и операционную и учитывать их по разным схемам.

Исключения для «небольшой» аренды

Закон всё же оставил послабления. В пункте 11 ФСБУ 25/2018 описаны случаи, когда можно обойтись без сложных расчетов:

1. Краткосрочная аренда. Когда срок договора не превышает 12 месяцев. Например, вы хотите арендовать офис на 8 месяцев.
2. Недорогой объект. Если новая рыночная стоимость имущества не превышает 300 000 рублей.
3. Малый бизнес. Организации, имеющие право на упрощенный учет, тоже могут применять упрощенный подход.

В этих ситуациях арендатор не обязан признавать актив и обязательство. Но есть ограничения: нельзя выкупить имущество по окончании договора по заниженной цене и нельзя передавать его в субаренду.

Учет аренды по упрощенной схеме

Смысл упрощенного учета в том, что арендные платежи отражаются равномерно в течение срока аренды как расходы.

В 1С:Бухгалтерии 3.0 для этого уже есть готовые инструменты:

1. В разделе «Покупки» выбираем «Поступление (акты, накладные)».

2. Операция — «Услуги аренды».

3. Указываем данные договора, счета, контрагента.

4. В способе учета выбираем «Расходы (простая аренда)».

4. Добавляем услугу в табличную часть, проставляем цену и НДС.

Нажимаем кнопку «Провести и закрыть» — проведение аренды завершено.

Коммунальные услуги

Коммунальные платежи можно учитывать отдельно, создав новый элемент номенклатуры в справочнике. Он добавляется в таблицу по такому же принципу, что и аренда.

Если раньше коммунальные услуги не учитывались, то сначала нужно добавить в справочник новый элемент. Выбираем из номенклатуры «Услуги», отмечаем НДС и единицу измерения. 

Аренда у физического лица

Рассмотрим вариант, когда помещение нужно знать у физлица. В этом случае учет ведется иначе, чем с юрлицами.

В первую очередь нужно убедиться, что у арендодателя действительно есть подтвержденное право собственности. После этого договор оформляется по главе 34 ГК РФ. Компания-арендатор в данном случае выступает налоговым агентом: удерживает и перечисляет НДФЛ (13% для резидентов и 30% для нерезидентов). Страховые взносы при этом начислять не нужно. 

Как провести оплату по договору аренды в 1С: ЗУП

В «Настройки» — «Расчет зарплаты». Галочка на «Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда».

После этого в разделе «Зарплата» появится пункт «Начисление прочих доходов», а в категории «Выплаты» — «Виды прочих доходов физических лиц».

Заполняем справочник. «Выплаты» — «Виды прочих доходов физических лиц» — доход «Аренда помещения». «Вид дохода» — «Доходы, не являющиеся объектом обложения страховыми взносами» (из выпадающего списка). Код дохода по НДФЛ ставим 1400.

После этого в справочник «Физические лица» (в разделе «Кадры») добавляем информацию про арендодателя. 

В пункте «Налог на доходы» также нужно выбрать категорию «Резидент» или «Нерезидент». От выбранного пункта будет зависеть подоходный налог. Для резидентов РФ сейчас ставка составляет 13%, а для нерезидентов – 30%.

Начисление платы за аренду: раздел «Зарплата» — «Начисление прочих доходов».

Выставляем месяц оплаты, вид дохода («Аренда помещения»), дату начисления платежа, дату по НДФЛ, номер платежного поручения. 

Через «Подбор» отмечаем в таблице арендодателя. Список получателей дохода — «Выбрать из полного списка физических лиц». 

После того, как в «Начислено» мы пропишем сумму аренды, итоговую выплату и НДФЛ  программа посчитает автоматически. 

В «Счет, субконто» выбираем счет учета затрат, чтобы операции в бухучете определялись безошибочно. 

Учет аренды у физического лица в 1С:Бухгалтерии

В категории «Зарплата и кадры» находим и заполняем раздел «Физические лица».

Информация по арендодателю вносится по такому же принципу, как и в 1С:ЗУП. .

Арендную плату указываем через «Операции, введенные вручную» — «Операции».

Проводки:
Дт 26 Кт 76.10 (аренда по договору)
Дт 76.10 Кт 68.01 (подоходный налог)

Следующая цепочка действий, после того, как мы выбрали проводки: «Зарплата и кадры» — «НДФЛ» — «Все документы по НДФЛ» — «Операция учета НДФЛ».

После того, как мы заполнили все вкладки в документе, переходим к «Доходам». Там нужно указать вид дохода, сумму, день получения и код. 

В «Исчислено по 13% (30%) кроме дивидендов» также вносим информацию по доходу: вид, когда поступили средства, размер налога.

В «Удержано по всем ставкам» находим подходящую ставку — «13% (для нерезидентов 30%)». В этой вкладке тоже нужно указать суммы по аренде и налогу, а код дохода – 1400.

Во вкладке «Перечислено по всем ставкам» нужно внести реквизиты платежного документа, по которым будет переводиться НДФЛ. 

Проведем тест — создадим справку 2-НДФЛ по нашему арендодателю. «Зарплата и кадры» — «2-НДФЛ для сотрудников». Всё должно отображаться так:

Вознаграждение и подоходный налог проводятся через обычные платежные документы, сформированные проводками: Дт 76.10 Кт 51 и Дт 68.01 Кт 51.

Крайний срок по оплате НДФЛ — день после выплаты дохода. Пример заполнения отчета:

В разделе 2 находится информация по датам выплат, удержаниям и дедлайнам для НДФЛ.

Итог

Краткосрочные и небольшие договоры аренды можно учитывать проще, не перегружая бухгалтерию излишними расчетами. А 1С помогает автоматизировать и этот процесс, сводя работу бухгалтера к настройке и нескольким операциям в программе.

Если вам нужно разобраться с особенностями бухгалтерского учета, например, для ПВЗ, обращайтесь к нам. Мы обязательно постараемся помочь! Что еще мы делаем: ведем учет, сдаем отчетность, рассчитываем заработную плату для сотрудников. С нами в ваших документах всегда будет порядок!

Оставить заявку